Une bonne organisation commence par un bon classement des données

On a tou.te.s connu ça: les fichiers répartis un peu partout dans l’ordi. Une facture importante téléchargée et restée ad vitam dans le Dossier Téléchargements. Des documents qu’on croit avoir rangés mais qu’on ne retrouve plus, même pas avec la fonction Recherche parce que le nom du fichier était aléatoire. Bref, les fichiers c’est l’enfer !

Et même si on peut se dire qu’on a la chance que le bordel ne soit plus physique et donc pas visible, comme au bon vieux temps où les paperasses s’accumulaient sans fin sur le bureau, sous le bureau, voire sur toutes les surfaces planes disponibles autour de l’espace de travail; il n’en reste pas moins qu’au fond de toi tu le sais… c’est le bazar dans les fichiers et un de ces jours il faudrait peut être s’y mettre sérieusement. Et le clutter intérieur est aussi néfaste que le clutter extérieur.

Plus d’excuse pour procrastiner cet aspect de votre business, je vous donne des petits pas simples à mettre en place pour que ce problème soit réglé une bonne fois pour toute. Et si vous n’avez pas encore une organisation au poil, ça ne paraît peut être pas évident de prime abord, mais c’est un bon moyen de commencer.

1. Le Plan de Classement

Je vous propose de commencer par créer une arborescence de dossiers, qui sera la base de votre Plan de Classement.

1 Général ou Administratif

Ben oui, c’est la base ! Dans cette catégorie vous pourrez classer:

  • les documents relatifs à la créations de votre entreprise, statuts juridiques
  • les conditions générales de vente, politique de confidentialité
  • documents relatifs aux suivi de vos charges: assurance chômage, sécu, retraite
  • polices d’assurance
  • Impôts etc
  • demandes de financement

2 Comptabilité

Les deux premières catégories sont vraiment indispensables car elles contiennent des documents très importants. Dans le cas de la comptabilité vous avez même une obligation légale de conserver les documents, entre 5 et 10 ans (voir les délais précis ici).

Si vous faites votre compta vous mêmes vous vous êtes sûrement déjà posé le casse-tête de savoir comment classer vos informations comptables. Si vous faites appel à un comptable celui/celle-ci vous a probablement déjà recommandé une certaine classification de vos documents.

Voici ce que je vous propose:

2.1 Général

Rangez ici les informations relatives au(x) compte(s) bancaire(s) et aux modes de paiements (compte Paypal, Stripe…)

2.2 Recettes:

  • Modèles de devis/facture pour chaque type de service
  • Devis: classement par année
  • Factures: classement par année, éventuellement par services si vous voulez dissocier les ventes des prestations, ou les factures avec ou sans TVA

2.3 Dépenses:

  • Toutes les factures classées par année et éventuellement par mode de paiement
  • Fournisseurs: les devis et contrats

3 Communication

Un gros morceau ! La communication est centrale aujourd’hui dans votre activité et donc il y a beaucoup de choses à réunir. On crée tout d’abord une catégorie ‘Général’ pour retrouver la charte graphique, les codes couleurs, polices, moodboard etc qui font la base de votre identité visuelle, on peut aussi l’appeler Branding. Ensuite on procède selon les différents canaux que vous avez choisi: site web, Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest, Twitter …

Pour le site web, je vous conseille d’avoir un sous-dossier avec les informations relatives à l’hébergement, vos options, les contacts SAV etc, ainsi que les outils que vous avez achetés (plug-ins, thèmes…). Par ailleurs vous pouvez définir ce dossier comme réceptacle de vos sauvegardes automatiques (comment ça, vous n’avez pas de sauvegardes automatiques!). Par sécurité vous pouvez avoir ici des copies Word de tous vos contenus, pages fixes et articles de blog, parce qu’on ne sait jamais !!

Pour chaque média, gardez les visuels que vous avez créés spécifiquement.

Comme vous êtes très organisé.e vous avez aussi un dossier Stratégie avec vos plans de communication et les relevés de vos statistiques d’engagement et de conversion. (si si!)

Gardez aussi les images que vous achetez de côté dans un dossier à part.

4 Services et 5 Clients

L’important à dissocier dans ces catégories c’est que le premier Dossier, « Services », va engranger les informations fixes et stables concernant vos services, c’est-à-dire les modèles de contrats, de fiches de suivi, de présentation pour webinaires ou ateliers, ainsi que les documents finis que vous transmettez à vos clients.

Tandis que le Dossier Clients va vous permettre de ranger toutes les informations sur un client et son propre suivi, ses données, ce que vous produisez pour lui etc.

6 Développement perso/Formations/Coaching

Cette dernière catégorie est facultative. Si vous travaillez en équipe et que vous êtes amené.e à partager l’accès à vos données, vous préférerez peut-être garder ce dossier dans votre classement personnel. Il s’agit de ranger ici tous les documents que vous récupérez à droite à gauche pour vous former, ou les documents relatifs à un coaching que vous suivez par exemple.

Les astuces pour garder le cap

Pour terminer je voulais vous donner des astuces pour que vos données bien rangées le restent et pour longtemps!⁣

Premier point primordial:

Ne jamais attendre avant de classer un document, le ranger immédiatement après l’avoir créé ou téléchargé.⁣

Deuxième point:

Afin de pouvoir retrouver les documents il ne suffit pas qu’ils soient au bon endroit il faut aussi les nommer correctement.

Définissez une convention de nommage (mais non ce n’est pas un terme barbare) et soyez constant. Vous verrez que ça vous change la vie. Vous retrouvez vos fichiers d’un clin d’oeil, ou au pire vous avez plusieurs éléments qui peuvent vous permettre de les retrouver avec la fonction  Recherche.⁣

Je vous propose une trame type: ⁣ Date(AAAAMMJJ)-Source-Titre-type.pdf⁣

ex: 20190215-ClientBidule-ProjetMachin-FicheSuivi.doc⁣

20180527-SuperCoach-DevenirMillionaire-Formation.pdf⁣

20190107-ClientTruc-Janvier19-Facture.pdf⁣

Last but not least,

Si vous êtes amené à partager votre cloud avec les membres de votre équipe, je vous recommande vivement d’avoir, à la racine, un document récapitulant l’arborescence de vos dossiers afin qu’ils ne perdent pas de temps à chercher des informations.⁣

 

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