Comment organiser son temps pour être plus productif avec la semaine idéale ?

 

Ca vous arrive d’avoir plein de choses à faire et de ne pas savoir par où commencer?

De vous éparpiller, de procrastiner et donc de perdre de précieuses heures à ne pas accomplir vos objectifs?

Je vous propose une méthode simple pour pallier à cette (vilaine) habitude: la semaine idéale.

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L’idée est simple:

  • définir des catégories dans sa to-do list
  • bloquer des périodes de temps dans la semaine dédiées à chaque catégorie

 

D’une part votre to do list semble moins insurmontable puisqu’elle est divisée en plusieurs petites listes.

D’autre part, quand vous vous posez à votre bureau pour travailler, vous savez automatiquement quoi faire en regardant où vous vous trouvez dans votre planning!

Super, non?

 

Allez c’est parti! (nan parce qu’on n’est pas là pour perdre du temps! ;P )

 

1. Catégoriser !

Donc, en premier lieu: divisez votre activité en catégories.

Je vous propose les suivantes, qui sont a priori incontournables pour tous les entrepreneurs:

  • Communication, Marketing, Prospection: regroupez ici vos activités commerciales, vers l’extérieur, telles que votre activité sur les réseaux sociaux, la préparation de vos contenus à mettre en ligne, la maintenance de votre site web, etc
  • Business: selon votre activité, réservez les encarts nécessaires pour votre entreprise: vos prestations, vos rendez-vous, ou le développement de vos produits
  • Admin et Compta: impossible d’y couper, bloquez un peu de temps par semaine pour ne pas être débordé quand ce sera déjà trop tard!
  • Formation: réservez toujours un peu de temps pour vous former et développer vos compétences

 

Forcément selon votre activité les catégories seront réparties différemment, et vous voudrez peut-être intégrer des sous catégories pour avoir plus de finesse dans le planning.

On parle business, mais n’hésitez pas, si cela peut vous aider au quotidien, à intégrer des catégories et obectifs d’ordre personnel (détente, travaux ménagers, sorties, sport, jardin, etc!).

Réfléchissez d’ores-et-déjà au temps que vous souhaitez impartir pour chaque catégorie.

 

Modéliser !

Ne vous embêtez pas à faire un tableau ad hoc sur Excel.

Vous pouvez utiliser un modèle sur GoogleSheet qui est très pratique. Allez sur le Drive, +Nouveau, Sheet -> “A partir d’un modèle”, et cherchez “Planning”. Il existe en semaine de 5 ou 7 jours.

 

Pour commencer, délimitez votre semaine de travail, et grisez les heures où vous n’êtes pas disponible toutes les semaines : emmener les enfants à l’école, le cours de Zumba, les repas, etc.

 

En général, ça aide déjà d’avoir cette première vision d’ensemble de tout le temps qu’on a vraiment à sa disposition, et ça donne vraiment envie de l’utiliser mieux. Vous ne trouvez pas? Quand je l’ai fait, ca m’a donné le vertige! Moi qui croit souvent que je n’ai pas assez de temps pour tout faire, d’un coup je ne savais pas comment remplir toutes ces cases qui s’offraient à moi !

 

Maintenant répartissez vos catégories dans le planning en utilisant des couleurs différentes.

Hop! Vous avez votre semaine idéale!

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Automatiser !

 

Et oui, ce n’est pas tout d’avoir une semaine idéale, la vie est faite d’obligations et d’imprévus, et aucune semaine ne se ressemble.

Ajoutez une case “Récap” d’une demi heure en fin de semaine, et enregistrez ce planning comme modèle.

 

Quand un mois commence, faites une copie de ce document que vous enregistrez comme Planing “mois-année”. Ensuite copiez le planning modèle dans 4 nouveaux onglets.

Insérez la date du début de la semaine dans la case indiquée, et ce dans chaque onglet.

 

Une fois que vous avez votre super planning du mois, vous pouvez y insérer tous vos rendez vous prévus pour le mois, et éventuellement décaler certaines tâches si nécessaire. Vous savez que vous avez moins de prestation une semaine, remplissez les trous par plus de communication ou de formation!

 

Je vous conseille par ailleurs, d’indiquer chaque semaine des objectifs à réaliser par catégorie. En fin de semaine au moment du récap, voyez ce que vous avez accompli, et prévoyez la semaine suivante. Vous pouvez reporter les objectifs qui n’ont pas été remplis, et en insérer de nouveaux.

 

Utiliser !

 

Maintenant il suffit d’ouvrir votre planning chaque matin pour savoir où vous en êtes et ce que vous devez faire!

Bien sûr vous pouvez utiliser le système de la semaine idéale comme bon vous semble. Vous pouvez l’avoir en version papier sur votre bureau, ou encore l’intégrer à votre calendrier en ligne.

 

C’est un outil qui est très pratique quand on a tendance à s’éparpiller et à se laisser décourager par la masse des choses à faire.

 

Essayez, vous m’en direz des nouvelles!

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Organiser son temps efficacement avec la semaine idéale

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